Mga kahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento at papel

2024 May -akda: Sierra Becker | [email protected]. Huling binago: 2024-02-26 06:55

Ang pagkakasunud-sunod ng mga dokumento ay mahalaga para sa pinakamainam at mabilis na mga resulta ng trabaho. Pinapayagan ka nitong mabilis na mahanap ang mga kinakailangang papel, pati na rin protektahan ang mga ito mula sa impluwensya ng mga panlabas na kadahilanan. Upang matiyak ang systematization at kaligtasan ng mga dokumento, kailangan mong malaman kung paano i-archive ang mga ito nang tama at kung ano ang kailangan para dito.

Pag-archive ng dokumento

Anumang saklaw ng buhay ng tao mula sa pagsilang hanggang sa huling araw ay may kasamang papeles. Maaari silang magkaroon ng iba't ibang kahalagahan, halaga, tagal ng imbakan. Ngunit ang katotohanan na ang karamihan sa kanila ay dapat panatilihin sa tamang kondisyon para sa isang tiyak na oras ay isang katotohanan. Upang matiyak ang pag-save ng mga papel sa mahabang panahon, gumamit ng mga kahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento. Sa ngayon, malayang mabibili o gawin ang mga ito sa pamamagitan ng kamay.

Kaugnayan ng imbakan ng papel

Palaging kailangang i-save ang mga orihinal at kopya.

• Maliit, katamtaman atmalalaking negosyo, sa mga ahensya ng gobyerno, ang pag-archive ay isang legal na kinakailangan.
• Sa opisina, lalo na sa HR, accounting, trading companies, binibigyang-daan ka nitong i-optimize ang proseso ng trabaho, i-unload ang work area at tiyakin ang pagpapatuloy ng mga function para sa mga bago at kasalukuyang empleyado.
• Sa bahay, sinisigurado nito ang kaayusan at kakayahang mahanap ang mga kinakailangang papel sa tamang oras, kasama ang mga emergency na pangyayari.

Mga accessory sa pag-archive

Ang mga kahon ng imbakan ng dokumento ay pinakakaraniwang ginagamit upang makatipid ng papel. Ngayon, ang mga blangko para sa kanila ay magagamit para sa libreng pagbebenta. Bilang isang patakaran, ibinibigay ang mga ito para sa mga papel na A4. Ngunit may iba pang mga sukat. Ang ilang mga tagagawa ay nag-aalok sa mga mamimili ng mga espesyal na kahon ng papel kung saan maaaring mag-imbak ang ilang mga kahon ng mga papel. Ang mga ito ay ibinebenta nang hindi nakabuo, at ang isang simpleng pagtuturo ay ginagawang madali para sa sinumang mamimili na tipunin ang mga ito. Ang paggamit ng naturang mga kahon ay nagbibigay-daan sa iyo upang mapupuksa ang hindi kinakailangang mga papeles ng negosyo, at kung kinakailangan, mabilis na mahanap ang tamang dokumento. Ang wastong napiling format ng kahon ay nagbibigay-daan sa iyo upang mahusay na malutas ang isyu ng espasyo at i-save ang mga mahahalagang materyales sa loob ng mahabang panahon. At ang isang malinaw na istruktura ng mga orihinal at kopya ay minsan ay nagpapataas ng bilis ng mga gawain ng mga empleyado.

Pag-iipon ng mga papeles sa opisina

Ang mga karton na kahon ay ang pinakamahusay na pagpipilian para sa pagprotekta sa mga papel mula sa mga elemento sa lugar ng trabaho.imbakan ng dokumento. Upang magamit ang mga ito, kinakailangan na ipamahagi ang mga materyales sa mga grupo ayon sa paksa at kolektahin ang mga ito nang maramihan, o sa magkahiwalay na mga file, o sa mga folder, folder o iba pang uri ng mga ito. At pagkatapos ay kunin ang mga kahon alinsunod sa mga kinakailangang sukat. Ang mga ito ay mura, kaya maaari kang bumili ng dami na kailangan mo. Ang mga kahon ay nailalarawan sa pamamagitan ng kaluwang, tibay at pagkamagiliw sa kapaligiran. Ang mga puwang ng kamay ay nagpapadali sa pagkuha at pagdadala, habang ang takip (may bisagra o naaalis) ay nagpapanatili ng alikabok. Sa labas sa karton maaari mong lagdaan ang uri ng mga dokumento. Bilang isang tuntunin, ang mga kahon ng imbakan ng opisina ay ibinebenta nang hindi naka-assemble na may naka-print na graphic na mga tagubilin, upang madali silang mai-assemble at ma-disassemble at, kung kinakailangan, itago sa isang liblib na lugar.

Paghahatid ng mga dokumento para sa pangmatagalang pagtitipid

Walang isang ahensya ng gobyerno o pribadong negosyo na nagsasagawa ng seryosong negosyo ang magagawa nang walang pag-archive ng mga dokumento. Ang administratibo, buwis, tauhan, accounting at iba pang dokumentasyon ay may ibang panahon ng pag-iimbak, na kinokontrol ng listahan No. 578. Ito ay isang ipinag-uutos na pamamaraan, na kadalasang nagbibigay ng medyo mahabang panahon ng pagtitipid (hanggang 75 taon). Sa kasong ito, ang lahat ng mga papel ay pinagsunod-sunod, inilalagay sa mga kahon at ipinasa sa mga lugar na ibinigay para sa mga layuning ito. Mayroong mga espesyal na kinakailangan para sa mga kahon sa kasong ito: dapat silang gawa sa matibay na karton (sa isip, kung natutugunan nila ang kinakailangan ng GOST, kung gayon mayroon din silangkatulad ng tinukoy na panahon ng warranty). Sa kasong ito, mas mahusay na gumamit ng mga kahon ng archival para sa pag-iimbak ng mga dokumento at mga kahon ng karton. Ang huli ay ang sisidlan ng ilang lalagyan para sa mga papel. May mga string ang mga ito dahil nilayon ang mga ito para sa pangmatagalang imbakan.

Para sa kaginhawahan, maaari ka ring pumili ng mga kahon para sa parehong patayo at pahalang na imbakan ng mga materyales. Dapat ding isaalang-alang na may mga pribadong negosyo na handang gumawa ng mga lalagyan para sa mga papel ayon sa mga sukat na ibinigay ng customer.

Home archive

Ang bawat nasa hustong gulang ay dapat mag-alala tungkol sa pag-iingat ng mahahalagang papel sa loob ng mga dingding ng kanilang mga tahanan. Pagkatapos ng lahat, madalas na kailangan mong magbigay ng mga dokumento na nagpapatunay sa iyong pagkakakilanlan, edukasyon, pagmamay-ari ng ari-arian, atbp. Upang maiwasan ang mga hindi kinakailangang gastos sa pananalapi at upang magamit ang iyong mga karapatan, dapat kang magtago ng mga warranty card para sa mga gamit sa bahay, mga manwal para sa operasyon, mga resibo sa pagbili. Maaaring kailanganin kaagad ang mga dokumento sa isang emergency: sakaling magkaroon ng biglaang pag-alis, sunog, natural na sakuna, paglikas ng populasyon…

Ang mga orihinal at kopya ng mga securities ay dapat nasa isang lugar, nakatago mula sa mga mata, inayos at protektado mula sa mga panlabas na salik. Mabuti kung ang isang kahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa bahay ay inihanda para sa layuning ito. Maaari itong bilhin, na ginawa sa pamamagitan ng pagbili ng isang blangko ng karton sa isang tindahan para sa isang maliit na presyo, o maaari mong iakma ang anumang hindi kinakailangang kahon. Kung hindi naka-archiveorihinal, ang kanilang masakit na paghahanap ay masisiguro, at ang pagpapanumbalik kung sakaling mawala ay mangangailangan ng maraming oras, pananalapi, at higit sa lahat, nerbiyos.

Organisasyon ng mga halaga ng tahanan

Upang makabili ng mga kahon para sa pag-iimbak ng mga papel at dokumento o gawin ang mga ito sa iyong sarili, kailangan mong i-disassemble ang lahat ng mga materyales at pagbukud-bukurin ang mga ito sa mga pangkat, halimbawa:

• personal na dokumento;
• papel na nagpapakita ng pagmamay-ari;
• mga kasunduan sa pautang, mga pagbabayad sa mga transaksyon;
• papel tungkol sa katayuan ng kalusugan ng mga miyembro ng pamilya, mga pagsusulit na naipasa, mga opinyon ng mga doktor;
• mga materyales na nagkukumpirma ng pagbabayad para sa mga kalakal, warranty card, atbp.

Kailangang isaalang-alang ang panahon ng bisa ng mga securities, dahil ang ilan sa mga ito ay maaaring hindi nauugnay sa oras ng pagsusuri.

Mga tip para sa pamamahagi ng materyal

Ang mga orihinal at kopya ay maaaring mag-iba sa laki, kaya ang mga kahon ng pag-file ay maaari ding gawin upang tumugma. Sa kasong ito, maaaring pagbukud-bukurin ang mga orihinal:

• ayon sa kahalagahan;
• ayon sa laki;
• ayon sa panahon ng kaugnayan;
• ayon sa uri (trabaho, tahanan…);
• sa mga kaganapan.

Ang ganitong sistematisasyon ay makakatipid ng oras sa paghahanap ng mga tamang papel at protektahan ang mga ito mula sa mga bata, estranghero at panlabas na mga kadahilanan.

DIY storage boxes

Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng pampamilya at mga materyales sa opisina ay ang laki nito: sa trabahoito ay karaniwang A4, habang sa bahay ay ibang-iba ang papel. Samakatuwid, maaari kang gumawa ng mga kahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento gamit ang iyong sariling mga kamay. Mayroong ilang mga opsyon:

1. Maaari kang bumili ng blangko sa anumang departamento ng sambahayan ng supermarket at, sa pagsunod sa mga tagubilin, i-assemble ito.
2. Kung kailangan mo ng isang kahon ng maliliit na sukat, kailangan mong kunin ang mga guhit, i-download ang mga ito, ilipat ang mga ito sa karton at idikit ang mga ito. Kung hindi angkop sa user ang mga tinukoy na dimensyon, maaari mong ilipat ang drawing sa papel, habang binabawasan ang mga sukat ng workpiece nang ilang beses.
3. Ang pinakamadaling opsyon ay kunin ang anumang kahon na hindi mo kailangan at ilagay ito sa storage para sa mga orihinal.
4. Gumawa ayon sa sarili mong drawing. Kaya, halimbawa, upang makagawa ng isang kahon para sa mga personal na dokumento (pasaporte, sertipiko ng kapanganakan, karapatan, diploma sa edukasyon), kailangan mong kumuha ng 2 sheet ng matibay na papel (karton), gupitin ang isang parisukat ng kinakailangang laki mula sa bawat isa, magdagdag ng karagdagang 1.5 cm sa isa (para sa takip). Pagkatapos ay tiklupin ang bawat sheet sa kalahati at kasama ang iba't ibang mga diagonal. Dapat mayroong 3 linya sa kabuuan. Susunod, ang mga sulok ay dapat na baluktot sa gitna, at pagkatapos ay ang bawat panig ay dapat na nakatiklop upang ang gilid nito ay dumaan sa gitna ng sheet. Ang huling hakbang ay i-assemble ang paper box sa mga kasalukuyang linya at idikit ang mga gilid.

Kasabay nito, ang anumang naturang kahon ay maaaring palamutihan upang tumugma sa kulay ng interior gamit ang kulay na papel, pandikit, gunting. Ang mga punong "vault" ay dapat na itago sa direktang sikat ng araw, halumigmig at mga bata.

Ang mga dokumento ay kasama ng buhay ng tao. Maaari mong tiyakin ang kanilang kaligtasan sa tulong ng mga kahon para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa archive, at kung ang sitwasyon sa pananalapi ay hindi pinapayagan ito, maaari mong itayo ang mga ito sa iyong sarili gamit ang mga improvised na materyales. At pagkatapos ay ibinibigay ang isang kalmadong kapaligiran sa trabaho at sa bahay.